Hvordan vælger jeg det rigtige sted til min næste konference?

En sigende underoverskrift Dit valg af lokation kan være afgørende for, om du får succes med din næste konference.

Rammerne har nemlig stor indflydelse på, hvordan din konference opleves af deltager. Konferencestedet skal selvfølgelig først og fremmest have plads til dine gæster, men de skal også have en god oplevelse, og her har omgivelserne, forplejningen, toiletforholdene, servicepersonalet og stemningen en vigtig rolle at spille.

På Hotel Viking har vi rammerne og faciliteterne til at sikre, at vi kan imødekomme ethvert behov, og vi har her samlet vores 4 råd til, hvordan du vælger den rigtige lokation til din næste konference:

Afklar hvilke ønsker og behov du har
Når du kender antallet af deltagere til din konferencen, ved du i udgangspunktet, hvilke krav du skal stille til konferencestedets fysiske rammer. Der skal kort sagt være plads til deltagerne. Men allerede her betaler det sig at gå i detaljer. F.eks. kan 300 kvadratmeter opleves meget forskelligt, alt efter om der er tale om en imponerende tagterrasse eller en fugtig kælder. En detaljeret tjekliste over dine ønsker til konferencens rammer kan bidrage til, at dine abstrakte forventninger til konferencestedet bliver mere konkrete. Også selv dine behov kan synes åbenlyse. Skal konferencestedet være lyst og velindrettet med god akustik, behagelige møbler, nyere faciliteter og en lækker udsigt? Skriv det ned, og brug listen i din videre søgning.

Besøg konferencestedet i forvejen
Meget kan planlægges på papiret, men en konference udspiller sig i den virkelige verden, og der er mange fordele ved at aflægge konferencestedet et besøg. Først og fremmest får du selv et klart førstehåndsindtryk af, hvordan det er at være gæst på stedet, så du ved, hvad du kommer til at udsætte konferencens deltagere for. Dernæst får du mulighed for at opleve stemningen på stedet – både hvad angår rammerne, faciliteterne og personalet. Tag din tjekliste med dig, og vær ikke bange for at spørge konkret ind til hver enkelt detalje. Seriøse konferencesteder har stor respekt for seriøs planlægning.

Få en fast kontaktperson
I forbindelse med dit besøg på konferencestedet bør du få en fast konferencekoordinator eller kontaktperson. På Hotel Viking er det Klaus Kjærsgaard, der er ekspert ud i events. Ham kan du få hjælp fra, hvis du ønsker det. Det letter den fortsatte kommunikation og gør hele processen mere effektiv, både for dig som arrangør og for konferencecentret. Den personlige relation er samtidig guld værd, da den giver dig større tryghed i planlægningen og afviklingen af konferencen. Ved at involvere en konferencekoordinator i afviklingen af konferencen, får du samtidig mulighed for at fokusere på indholdsdelen – og på at være nærværende og engagerende overfor dine deltagere.

Formuler dine præcise ønsker og behov
I forbindelse med planlægningen af din konference er det vigtigt, at du er meget ærlig om dine forventninger overfor konferencestedet og din kontaktperson. På den måde bliver I opmærksomme på eventuelle udfordringer i god tid, så I kan nå at finde tilfredsstillende løsninger inden afviklingen af konferencen. Et velfungerende konferencested har fordelt ansvaret ud på en række ansatte med forskellige kompetencer, men med din kontaktperson som bindeled kan du nemt få videregivet dine præcise ønsker og behov. Med det rigtige konferencested, en kompetent kontaktperson og den rette planlægning er du godt på vej til en succesfuld konference.

Du behøver ikke være ekspert for at afholde en succesfuld konference, men det hjælper. På Hotel Viking har vi stor erfaring med at skabe de perfekte rammer for møder, events og konferencer. Vi tilbyder professionel sparring og trygge rammer der sikrer, at dit arrangement kommer sikkert i mål.

Har du selv styr på din næste konference? Eller skal du have en hånd?

Få hjælp af vores ekspert, John Guldhammer Olesen.

Enten på telefon 40517311 eller på mail jo@hotelviking.dk